Herramientas digitales útiles para el Teletrabajo

Actualmente, gran parte de los ecuatorianos realizan sus labores profesionales a través de la modalidad de teletrabajo, y aunque algunas empresas se han adaptado, otras aún siguen descubriendo cómo mantenerse activas y operativas desde el mundo 100% digital. El correo electrónico es la herramienta más utilizada en estos casos, aunque existen otras que ayudan a la práctica diaria, sin embargo, en algunas culturas organizacionales existe una falta de conocimiento en el uso de éstas.

Con la idea de colaborar a la integración del entorno digital en los procesos de trabajo, Diego Riofrío, director del Digital School de la Universidad Internacional SEK, nos comparte algunas herramientas eficaces para mantener el rendimiento y ritmos habituales de las diferentes áreas laborales.

Para la comunicación. Si dentro de nuestra planificación está el entablar reuniones, mediante estas herramientas se podrá mantener video llamadas y mensajería instantánea con todos los equipos según lo programado.

• Zoom: Salas virtuales distribuidas para reuniones, tiene capacidad para reunir hasta a 100 personas de manera simultánea.
• Bluejeans: para videoconferencias, permite compartir pantalla, usada por más de 300.000 personas en el mundo.
• Skype (empresarial): una de las herramientas más populares para videoconferencias, en el caso del Skype empresarial, éste se maneja con una cuenta corporativa, permite la comunicación interna entre los empleados de una organización.
• Slack: mensajería instantánea.
• Meet: integrado en Google Calendar, gratuito, cualquier usuario de Google puede programar reuniones por medio de esta vía.

Documentos en la nube. Para continuar con nuestras labores y compartir información en la que todos puedan tener acceso y modificarla según corresponda, estas son algunas opciones.

• Google Drive: es uno de los más utilizados para el trabajo en casa, tiene espacio de almacenamiento para subir y compartir archivos. Asimismo, ayuda a la práctica colaborativa, porque los distintos participantes que lo comparten lo pueden editar de forma simultánea. Google Drive ofrece las siguientes funcionalidades: editor de texto (Google Docs), hojas de cálculo (Google Sheets), presentaciones (Google Slides), encuestas (Google Forms), dibujos y gráficos (Google Drawings), creación de mapas (Google My Maps), para crear páginas web (Google Sites), análisis de datos (Google Data Studio), pizarra interactiva (Google Jamboard).
• Dropbox: permite almacenar y compartir documentos, los usuarios pueden acceder a esta funcionalidad por medio de aplicación o desde la web.
• One Drive de Microsoft: para centralizar documentos centrados en teams.

Organización del trabajo. Al ser el teletrabajo una modalidad nueva, estas herramientas ayudan a generar metodologías para mejorar los flujos de trabajo en una organización.

• Asana: es una aplicación web y móvil diseñada para mejorar y optimizar la comunicación entre colaboradores.
• Confluence (Altlassian): basado en método Kanban de metodologías ágiles, tiene varias funciones, entre las más importantes es que funciona como Help Desk o mesa de ayuda mediante Jira (peticiones) para agilizar requerimientos y además tiene repositorio de información.
• Teams: versión corporativa de Microsoft, permite integrar varias herramientas en una sola.
• Trello: basado en método Kanban con grupos y tableros virtuales en los que el usuario trabaja de manera colaborativa.
• Kanbanize: automatización para la gestión breve de flujos de trabajo.
• Doodle: permite realizar calendarios propios, pero también compartir calendarios con otros usuarios.
• Loomio: ayuda a la toma de decisiones de forma colectiva sin necesidad de reunión.

Trabajo colaborativo. Algunas áreas necesitan herramientas más específicas para trabajar, por ejemplo el área creativa o publicitaria pueden trabajar sus ideas en tiempo real mediante estas opciones.

• Mural: para reuniones colaborativas en un tablero digital.
• Stormboard: pizarra digital en la que pueden participar varias personas.
• Witeboard: pizarra digital para equipos de trabajo, es fácil de usar.

Otras herramientas.

• Kahoot!: herramienta usada desde la gamificación de la educación, útil para alumnos de escuelas, colegios e incluso universidades.
• LMS (Moodle, Canvas): utilizadas en educación, tiene opciones de videoconferencias, chats, foros, etc. El administrador y quienes participan en el aula virtual pueden utilizar y subir contenidos, los cuales son vistos por las personas que se encuentran registrados en la misma.
• Mentimeter: facilita la interactividad en presentaciones y en eventos.

En fin,  según Riofrío, son vastas las opciones que podemos probar hasta encontrar las que se adaptan a nuestras necesidades y ayuden a cumplir los objetivos trazados por los equipos de trabajo. Con esta información, la academia busca colaborar al cumplimiento de las actividades de no sólo sus colaboradores sino de toda la comunidad laboral.